Privacy policy: job applicants (Netherlands)

Mediaocean privacybeleid - Sollicitanten

Met ingang van 1 juli 2021

Contactgegevens

Mediaocean Systems Ltd

Blue Fin Building, 110 Southwark Street, Londen SE1 0TA VK

Op deze pagina wordt beschreven hoe we Persoonsgegevens over potentiële medewerkers van Mediaocean verzamelen en gebruiken. Om terug te keren naar ons privacybeleid klikt u hier.

Mediaocean Systems Ltd (“Mediaocean”, “we” of “wij”) erkent en eerbiedigt uw privacyrechten met betrekking tot Persoonsgegevens. In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe we Persoonsgegevens die we van u verzamelen of die u ons verschaft zullen gebruiken. Definities vindt u onderaan deze pagina. Iedere wijziging die we in de toekomst aanbrengen in ons privacybeleid wordt op deze pagina gepubliceerd. De datum waarop het privacybeleid voor het laatst is gewijzigd, vindt u bovenaan op deze pagina.

Gegevens die we over u verzamelen

Wanneer u reageert op een vacature van Mediaocean of solliciteert via de carrièrepagina op onze website, zullen wij uw naam, e-mailadres en andere contactgegevens verzamelen en doorgeven aan ons recruteringsteam. Wij zullen u vragen om cv-gegevens - werkervaring, opleiding en kwalificaties, enz.

Wij kunnen ook informatie verzamelen van een sociaal netwerkprofiel als u ons dat toestaat en dat u ons ter beschikking stelt als onderdeel van uw sollicitatie. Wanneer wij informatie verzamelen van socialemediabedrijven, kunnen zij ons uw naam verstrekken en/of een identificatiecode die het socialemediabedrijf aan uw account heeft toegewezen. Wij zullen deze informatie alleen gebruiken in verband met uw sollicitatieprocedure.

Voordat we u een baan bij Mediaocean aanbieden, vragen we u een bekwaamheidstest te doen; we bewaren de resultaten van uw score. Alle vacatures zijn afhankelijk van het slagen voor een antecedentenonderzoek. In Nederland houdt dit in dat we uw referenties nagaan.

Als u slaagt en ervoor kiest de functie bij Mediaocean te accepteren, zal HR u in dat stadium om meer informatie vragen. Hierbij kan het gaan om Gevoelige Gegevens. HR zal u alle details verschaffen over gegevensbescherming voor medewerkers van Mediaocean wanneer u in dienst treedt bij het bedrijf.

Hoe wij uw gegevens opslaan en delen

Persoonsgegevens verzameld van sollicitanten in Nederland zal af en toe worden overgedragen aan Mediaocean LLC en aan onze houdstermaatschappij, Vista Equity Partners, in de VS. Er zijn gegevensoverdrachtovereenkomsten (inclusief EU-modelbepalingen) afgesloten met deze entiteiten om er zeker van te zijn dat Persoonsgegevens beschermd worden in overeenstemming met de Europese normen inzake gegevensbescherming.

Mediaocean maakt gebruik van cloudgebaseerde softwareoplossingen voor applicant tracking, antecedentenonderzoek en bekwaamheidstesten. Deze worden uitgevoerd in datacentra in de VS die conform Tier III, SOC1, SOC2 of ISO 27001 zijn. Mediaocean vergewist zich ervan dat alle Persoonsgegevens die door Mediaocean aan de aanbieders worden overgedragen, vallen onder EU-modelcontractbepalingen die van toepassing zijn op de overdracht, verwerking en het gebruik van de gegevens en die elke ongeautoriseerde verdere overdracht van de gegevens verbieden. Het recruteringsteam van Mediaocean kan op verzoek meer details verschaffen.

Onze routine bedrijfspraktijk is om Persoonsgegevens niet openbaar te maken aan Derde Partijen, behalve aan onze gecontracteerde Subverwerkers zoals hierboven omschreven. We kunnen uw Persoonsgegevens ook openbaar maken aan Derde Partijen om te voldoen aan een wettelijke verplichting om uw Persoonsgegevens openbaar te maken of te delen, of om onze gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten af te dwingen of toe te passen; of om onze rechten, eigendom of veiligheid te beschermen, of die van onze klanten of anderen met wie wij een contractuele verplichting hebben. Derde Partijen waarmee wij om deze reden Persoonsgegevens kunnen delen, zijn onder meer accountants, auditors en externe juridische adviseurs. Als we om deze reden gegevens openbaar moeten maken, vergewissen we ons ervan dat de Derde Partij (wettelijk of contractueel) verplicht is om ten minste hetzelfde niveau van privacybescherming te verschaffen als verplicht is volgens ons privacybeleid en volgens de toepasselijke wetten (tenzij de openbaarmaking wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld in geval van belastingaangifte of om gehoor te geven aan een gerechtelijke dagvaarding). We zullen uw toestemming vragen voordat we Persoonsgegevens openbaar maken aan een Derde Partij (behalve bij openbaarmaking aan een vertegenwoordiger of contractant die de gegevens uitsluitend namens ons verwerkt of indien openbaarmaking door de wet wordt vereist).

Wij bewaren uw Persoonsgegevens in overeenstemming met het beleid van Mediaocean inzake het bewaren van gegevens en documenten. Dit beleid definieert regels voor het bewaren van gegevens op basis van de aard van de gegevens en het doeleinde waarvoor het is vereist. We vernietigen of verwijderen alle Persoonsgegevens op een veilige manier wanneer ze niet meer nodig zijn. Bij een succesvolle sollicitatie bewaren wij de informatie die u tijdens de sollicitatie verstrekt als onderdeel van uw personeelsdossier tot na de beëindiging van uw dienstverband; bij een niet-succesvolle sollicitatie bewaren wij uw informatie gedurende 6 maanden.

Hoe we uw gegevens veilig houden

Alle gegevens die u ons verschaft worden bewaard op ofwel onze beveiligde servers in ons datacentrum, ofwel in beveiligde cloudoplossingen zoals hierboven omschreven. Als we u een wachtwoord hebben gegeven (of u er een hebt gekozen) om toegang te krijgen tot bepaalde delen van onze website of om applicaties van Mediaocean te gebruiken, is het uw verantwoordelijkheid om dit wachtwoord vertrouwelijk te houden. U dient een wachtwoord met niemand te delen.

Helaas is gegevensoverdracht via internet niet geheel veilig. We doen ons best om uw Persoonsgegevens veilig te houden, maar we kunnen de veiligheid van uw Persoonsgegevens die naar onze website worden overgedragen, niet garanderen; de overdracht is op uw eigen risico. Zodra we uw gegevens hebben ontvangen, hanteren we strikte procedures en beveiligingsfuncties om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Er wordt gebruik gemaakt van hulpmiddelen voor logische toegang om te garanderen dat toegang tot Persoonsgegevens naar behoren beperkt wordt. Administratieve toegang tot de gegevens wordt beperkt tot geautoriseerde medewerkers. Er zijn ook fysieke en netwerkbeveiligingsmaatregelen genomen om de toegang tot computerapparatuur te beperken. De beveiligingsmaatregelen die we hebben genomen om Persoonsgegevens te beschermen, worden jaarlijks gecertificeerd. We krijgen ook beveiligingsrapporten van onze cloudserviceaanbieders om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereiste normen.

Uw rechten onder dit beleid

U hebt het recht om van ons bevestiging te vragen of wij Persoonsgegevens van u bewaren. U kunt ons vragen naar het doel waarvoor we de gegevens bewaren, met wie we ze delen en volgens welke criteria we bepalen hoe lang we ze aanhouden. Als uw Persoonsgegevens in het buitenland worden bewaard, kunt u ons vragen hoe we ons ervan vergewist hebben dat de gegevens veilig zijn. U kunt ons ook vragen om u een kopie te verschaffen van Persoonsgegevens die we van u bewaren, onder voorbehoud van bevestiging van uw identiteit (zo lang dit de rechten en vrijheden van anderen niet schaadt). We brengen u niets in rekening voor het verschaffen van deze gegevens, maar behouden wel het recht om een redelijke vergoeding in rekening te brengen voor de administratieve kosten van eventuele aanvullende kopieën.
Als u vaststelt dat de Persoonsgegevens die we van u bewaren onjuist zijn, hebt u het recht ons te vragen de gegevens die we bewaren te corrigeren.
U hebt het recht om af te zien van gebruik van uw Persoonsgegevens (opt out) voor marketingdoeleinden door contact met ons op te nemen of door u te laten uitschrijven via de koppeling onderaan onze e-mails.
U hebt het recht om op bepaalde gronden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens; u kunt ook op bepaalde gronden verzoeken om wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe u dit kunt doen, zie Klachten hieronder.
Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij een klacht hebben behandeld of uw Persoonsgegevens verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

We streven ernaar een oplossing te vinden voor klachten over privacy of onze verzameling of ons gebruik van Persoonsgegevens. Hebt u vragen of klachten over dit privacybeleid of over onze behandeling van uw Persoonsgegevens? Neem dan contact op met datasecurity@mediaocean.com.

We zullen samenwerken met de Nederlandse Toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, en andere relevante overheidsinstanties, rechtshandhavingsinstanties en gerechtelijke autoriteiten bij onderzoek naar privacyklachten of naar vermoedelijke schendingen van privacywetten of de privacybeloften van Mediaocean, alsook bij het rectificeren van niet-conforme praktijken. Medewerkers of contractanten die deze principes schenden, kunnen worden blootgesteld aan disciplinaire maatregelen met inbegrip van beëindiging van het dienstverband of het niet verlengen van het contract, bovenop andere wettelijke maatregelen die kunnen worden genomen door Mediaocean, zijn klanten of de betrokken personen en hun vertegenwoordigers.

Definities

In dit privacybeleid worden de volgende termen gebruikt:

Persoonsgegevens zijn gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer, onafhankelijk van het medium of formaat waarin de gegevens zijn opgeslagen.
Gevoelige Gegevens zijn bijzondere categorieën Persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, biometrische of genetische gegevens, gezondheid of seksleven/seksuele oriëntatie.
Een Toezichthouder is een onafhankelijke overheidsinstantie die is opgericht door een EU-lidstaat om toezicht te houden op de toepassing van EU-wetgeving voor gegevensbescherming.
Een Derde Partij is een entiteit of persoon anders dan u, Mediaocean of zijn klanten.